Soms een digi-aatje, soms een digi-muts

Om ervoor te zorgen dat onze afdeling tijdens kantoortijden altijd bereikbaar is, hebben collega en ik niet alleen een smartphone ter beschikking, maar ook een algemeen nummer. Zij die dienst heeft logt in op dat algemene nummer, en krijgt alle telefoontjes op de smartphone binnen. Deze constructie, waar wij dankbaar gebruik van maken, is bedacht voor de zorg. Cliënten, hun familie maar ook collega’s hoeven niet elke individuele medewerker te bellen, maar bellen het algemene nummer van het team en krijgen er altijd iemand aan. Zelfs wanneer er niemand op het algemene nummer is ingelogd. Het telefoontje gaat dan automatisch naar de klantenservice en vandaar worden acties uitgezet. Een systeem waar duidelijk goed over is nagedacht.

Sinds eind vorig jaar hebben niet alleen Collega en ik toegang tot ons algemene nummer, maar nog vier collega’s. Zijn wij er om wat voor reden beide niet, dan neemt een van de vier heren het algemene nummer over. Zoals dik een week geleden, toen ik door griep geveld was. Omdat er altijd mensen zijn die niet naar het algemene nummer, maar naar je persoonlijke nummer bellen. had ik mijn toestel doorgeschakeld naar het algemene nummer.

Vorige week maandag haalde ik eerst de doorschakeling van mijn toestel af, en logde toen in op het algemene nummer. Dat laatste wist ik zeker… dat eerste dacht ik. Wat volgde was een op telefoon gebied rustige week. Ik kreeg geen enkel telefoontje. Die weken hebben we er bij dus ik stond er niet te veel bij stil. Tot ik vandaag een mailtje van één van de Heren kreeg. Die ene die wist dat ik mijn toestel doorgeschakeld had. Ik bleek vergeten te zijn om het opheffen van de doorschakeling te bevestigen en had er op die manier voor gezorgd dat elk telefoontje in een loop kwam. Belde iemand naar het algemene nummer, werden zij doorgestuurd naar mijn smartphone, die de beller doorstuurde naar het algemene nummer etc om uiteindelijk bij de klantenservice terecht te komen. Die mij ook niet kon bereiken en in dezelfde loop terecht kwam.

Gelukkig was iemand bij de leverancier zo oplettend en zag dat een nummer waar normaal nauwelijks telefoonverkeer op plaatsvindt, nu ineens hoog scoorde. Toen de leverancier bij die ene Heer die over het systeem gaat met vragen aanklopte en hij het nummer en de naam van de afdeling zag… wist hij wat ik had gedaan en was het euvel zo opgelost.

Ik denk dat ik de term digi-aatje in de ondertitel van dit blog maar verander in digi-muts. 😉