Op zoek naar een mailtje liep ik vast in mijn eigen ondoorgrondelijke archief structuur. Het idee achter die structuur was niet verkeerd maar door de beperkingen van Gmail kwam het niet uit de verf. Al zoekend kwam ik meer dan één mailtje tegen dat ik kon verwijderen. Tijd voor een grote schoonmaak zonder dat ik met emmers water hoef te sjouwen.
Mijn eerste plan was om de mails per label (zoals archiefmappen in Gmail worden genoemd) door te spitten en alle te bewaren mails te verplaatsen naar een map binnen de nieuwe archiefstructuur. Ik kwam er al snel achter dat ik kans had gezien om mails uit een mailwisseling op meerdere plaatsen te archiveren. Het eerste mailtje stond onder A, het antwoord onder B en ik had een donkerbruin vermoeden dat ik mijn reactie onder G tegen zou komen.
Gmail mag haar beperkingen hebben, in vergelijk met bijvoorbeeld Outlook heeft zij een groot voordeel. Gooi je in Outlook archiefmappen weg, moet je eerst de mails uit de map halen, want anders gooi je deze ook weg. In Gmail kan je de labels weggooien zonder dat het effect heeft op de mailtjes. Drie keer raden wat ik deed. Inderdaad, ik gooide alle labels weg en omdat ik toch bezig was verwijderde ik ook alle sterren en de markering belangrijk.
Ineens had ik een schone lei. Via de map alle mails (verzonden en ontvangen mails op datum bij gesorteerd) nam ik alle mails door en bedacht ter plekke nieuwe labelnamen. Nadat ik alle mails door had genomen was ik terug gegaan van 256 naar 104 mails verdeeld over 14 mappen (waren er 26!!!!!!!). Die 15 mappen verdeelde ik aansluitend over 5 nieuwe categorieën (1.persoonlijk – 2.abonnementen/accounts – 3.koffiedigitalix – 4.nieuwsbrieven – 5.werk(gerelateerd)).
Omdat ik toch bezig was nam ik ook mijn postvak in onderhanden. Die kent nu vier categorieën: Ongelezen (geen toelichting nodig), Belangrijk (actie ligt bij mij), Met Ster (actie ligt bij een ander ) en Overig (de één na kortste route richting prullenbak.
De mailbox mag dan geen fris geurtje van een schoonmaakmiddel hebben gekregen, de voldoening van de opgeruimde mailbox is net zo groot als de voldoening na een fysieke schoonmaak. En ik hoef niet bang te zijn voor spierpijn ;-).
Koffie Digitalix 
Via werk heb ik jaren geleden een workshop archiveren en CRM gedaan samen met collega. Was toen best handig en we had er goede ideeen opgedaan wat ook de bedoeling was om alles te centraliseren. Helaas werd het in de praktijk niet echt een success. De meeste collega’s bleven hun eigen systeem en archief gebruiken. En als er dan een centrale e-mail uit moest werden ze boos dat niet alle broodnodige e-mails in de organisatiesystemen zaten. Tja eigen schuld, automatisering gaat niet automatisch!
LikeGeliked door 2 people
Ik heb een collega gehad die voor elk document een aparte map aanmaakte. Elk jaar weer. Werkt ook niet echt handig wanneer je iets zoekt want je ziet door de mappen het bos niet meer.
LikeGeliked door 1 persoon
Ja, fijn gevoel is dat hè? Digitale ruimte creëren… Zo ben ik nu met Dropbox bezig. Mijn mail is redelijk eenvoudig tegenwoordig, en goed bij te houden 🙂
LikeLike
Het geeft rust en ruimte.
Mijn mail op zich ook maar soms ontploft het even.
Volgende week eens voor Google foto’s gaan zitten. Opruimen en toevoegen aan albums zodat wanneer ik iets zoek ik het snel kan vinden.
LikeGeliked door 1 persoon
Heerlijk he! Dit doe ik ook eens in de zoveel tijd. Zelf gebruik ik Thunderbird als email programma.
LikeGeliked door 1 persoon
Voor structuur moet je ook in het ledikantje zijn gelegd maar soms is het of alle e-mailkrachten tegen je werken. Voorheen had ik een jofel programma. Dat werd niet langer ondersteund. Nu heb ik Outlook en ik vind het niks. Kan geen mappen maken. Mails die ik wil bewaren, belanden in de Bermudadriehoek. Wat ik wil bewaren, stuur ik naar Gmail op mijn telefoon. Het blijft behelpen.
LikeLike
Geen mappen maken in Outlook?
Dat lukt mij zelf in de gratis versie (toevallig vandaag weer eens ingelogd in M365 (office).
Maar Office is bij tijd en wijle net zo ondoorgrondelijk als het leven.
LikeLike
Altijd fijn als het weer lekker overzichtelijk is.
LikeGeliked door 1 persoon
Ik geloof dat ik nog nooit dit niveau van structuur heb bereikt in mijn mail in heel mijn leven.
LikeLike
Waarschijnlijk heb je het niet nodig.
Zo wel, app of mail maar. Dan kom ik je een keertje helpen.
LikeGeliked door 1 persoon