Jullie weten het. Ik ben dol op planners en to do lijstjes. Maar dan wel op papier. Digitaal plannen, anders dan mijn agenda netjes bijhouden, is iets dat mij heel slecht afgaat. Het afvinken van een taak in een digitaal overzicht geeft mij veel minder voldoening dan het inkleuren van een hokje.

Nu ik druk bezig ben met het uitbreiden van mijn kennis, het opzetten van een bedrijf en het beheren van mijn content merk ik dat op papier plannen niet meer voldoende is. Wanneer ik een taak vanuit mijn hoofd op papier zet, hoor ik altijd een stemmetje dat zegt, doe ik wel even. Tien taken op een dag? Doe ik wel even. Om de volgende dag, wanneer er één taak staat te denken, Ik ga even wandelen en doe dat straks wel even. Voor sommige taken, bijvoorbeeld het ontwikkelen van een product (methodiek) om websites te controleren heb ik veel meer tijd dan even, zelfs veel meer tijd dan een dag nodig.

Beroepsplanner zoekt digitale hulp

Het moge duidelijk zijn. Deze beroepsplanner moet leren om niet alleen in taken maar ook in tijd te denken. Het is cruciaal dat ik voor elke willekeurige opdracht een goede tijdsinschatting leer maken waarbij ik het deel geestelijke arbeid niet mag vergeten. Niet alleen om te voorkomen dat ik mijzelf voorbij loop maar ook vanuit professioneel oogpunt. (Bijna) niemand kijkt ervan op wanneer de vooraf ingeschatte en geoffreerde uren niet 100% kloppen, maar denk ik aan 4 uur en heb ik er 8 voor nodig, dan is het verschil wel heel erg groot.

Trello

Tijd om digitale tools in te schakelen. In eerste instantie (april) ben ik Trello gaan gebruiken. Ik kwam Trello tegen in een module van VA-school, inclusief uitleg video’s. Vol enthousiasme richtte ik Trello in, maakte geen gebruik van de mogelijkheden om meerdere borden aan te maken en wist alles in één bord te proppen. Ik maakte de kolommen TO DO | THIS WEEK | THIS MONTH | KEEP in VIEW | ARCHIEF, voegde aan elke taak een vervaldatum toe, en schreef regels. Die regels automatiseerde het verplaatsen van de taken tussen de kolommen zodat deze uiteindelijk, 2 dagen voordat de taak af moest zijn, op de lijst TO DO eindigde.

Toggl

Het ging fout toen er zo ineens twee taken waar ik meer dan een week voor nodig had tegelijkertijd op mijn TO DO lijstje eindigde. Bovendien leerde ik bij VA-school dat het niet alleen handig is om je taken vast te leggen, maar ook een tijdsregistratie bij te houden. Hier ging ik Toggl voor gebruiken. Binnen een week werd ik helemaal gestoord van deze systematiek. Wat mij wel duidelijk werd was dat ik vaak of veel meer, of juist veel minder, tijd nodig had dan vooraf gedacht. De hoogste tijd om aan mijn tijdsinschattingscapaciteit te gaan werken.

KanbanFlow

De video waarin KanbanFlow werd toegelicht kwam precies op tijd. KanbanFlow oogt als een simpelere versie van Trello, maar je kunt er én aangeven hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor een taak én per kolom aangeven hoeveel taken of tijd er maximaal ingepland mogen worden én je kunt met één druk op de knop een timer aanzetten. Alles binnen één pakket.

Binnen een week wist ik dat KanbanFlow heel veel goede punten heeft, maar ook een aantal minpunten. Het verschuiven van de kolommen ging ik een stuk minder soepel dan in Trello (of bijvoorbeeld Microsoft Teams), de urenrapportage was zonder handmatige berekeningen onbruikbaar en er waren nog wat kleine ergernissen.

Asana

En toen kwam ik een verwijzing naar Asana tegen. Nieuwsgierig geworden bekeek ik wat video’s, zag een aantal handige features, kreeg tips en maakte een account aan. Tot nu toe heb ik nog niet alle functionaliteiten ontdekt en/of uitgeprobeerd maar ik zie de voordelen van dit product ten opzichte van Trello en KanbanFlow. In beide vorige programma’s was ik bang om meerdere projecten aan te maken omdat ik bang was het overzicht te verliezen en taken over het hoofd te zien.

In Asana kan ik elke taak aan meerdere projecten toevoegen. Ik heb hier gebruik van gemaakt door elke taak via het eigen projectenbord aan te maken en na het opvoeren van de vervaldatum toe te voegen aan het project PLAN. Hier maak ik mijn dag/weekoverzicht en dankzij de optie Geschatte tijd kan ik de taken zo verdelen dat er elke dag maximaal 6 uur aan werk op mij ligt te wachten.

Iets dat niet echt hoeft. Als ik er aan denk mijzelf (Asana, Trello en KanbanFlow zijn ooit bedacht om met een team in samen te werken) aan een taak toe te kennen, verschijnen alle taken in Mijn taken overzicht. Te bekijken in een lijstoverzicht, Kanban-bord of zoals hieronder in een agenda overzicht. Taken waar ik meer dan één dag voor nodig heb zijn (mits ik begin en einddatum in vul) goed zichtbaar in de kalender. Deze view maakt, in combinatie met mijn PLAN, het maken van een haalbaar plan een stuk makkelijker. Het idee van geschatte tijd vs werkelijke tijd maakt dat ik (iets) beter word in het inschatten van de benodigde tijd per taak.

Conclusie

Hoewel ik mijn papieren planner never nooit nieh aan de wilgen ga hangen, zie ik wel voordelen bij digitaal plannen. Vooral wanneer het niet alleen om agendabeheer maar ook om workload gaat. Ondanks dat ik drie van de vier genoemde tools niet meer gebruik hebben zij mij wel kennis en inzicht gegeven. Zowel qua kennis van deze apps als mijn denkproces rondom het maken van tijdsinschattingen.

Simpel gezegd: de wandeling waarin ik nadenk over de opbouw en formulering van een blog mag dan bedoeld zijn ter ontspanning, het is wel degelijk werktijd. Iets dat betekent dat ik vaak meer werkuren maak dan ik had gedacht. Een mooi leermoment. En fijn dat dit inzicht er is voordat ik de eerste offerte mag schrijven. 😄